Dernièrement, Present a complété avec succès un projet colossal : la migration d’Exchange vers Office 365 pour une multinationale dans l’industrie de la sécurité. Cette étude de cas démontre avant tout que, bien souvent, les difficultés d’un tel processus ne sont pas d’ordre technique, mais plutôt d’ordre logistique.

En effet, on croit généralement que la partie la plus difficile d’un processus de migration est le côté technique, mais en réalité, ce sont la communication et la gestion des processus qui sont au cœur de l’opération.

Voyons d’abord les raisons qui ont poussé l’entreprise à migrer vers Office 365, comment s’est déroulé le processus et les bénéfices qu’elle a retirés de cette migration complète.

La mise en contexte : des serveurs défaillants à remplacer rapidement

La multinationale a récemment acquis une autre entreprise qui effectue, elle aussi, des opérations à l’échelle mondiale. Cette dernière fonctionnait avec des serveurs Exchange sur place sollicités, devenus lents, instables et causant plusieurs problèmes.

Le constat était évident : il fallait remédier à la situation le plus rapidement possible.

Deux choix s’offraient alors : remonter l’infrastructure Exchange ou migrer vers une plateforme Cloud agile et fiable, Office 365. Après l’analyse du dossier et des besoins de l’entreprise, le choix s’est rapidement arrêté sur Office 365. Il s’agissait de l’option la plus logique, d’autant plus que l’entreprise mère avait déjà comme stratégie interne de migrer vers la plateforme de Microsoft.

Le défi : des utilisateurs de partout dans le monde

Comme l’entreprise acquise emploie des gens situés à une dizaine d’endroits différents à travers le monde, on a fait face à un défi de logistique important. La migration de tous ces utilisateurs à distance, à partir de Montréal, a nécessité d’excellentes compétences en communication et en gestion des relations humaines.

Côté technique, la principale difficulté résidait dans la nécessité de migrer les données rapidement, due à l’instabilité d’Exchange duquel dépendaient tous les utilisateurs. Il fallait aussi procéder hors des heures de services, pour ne pas nuire aux opérations de l’entreprise.

Finalement, tout le processus a dû être savamment orchestré, car plusieurs utilisateurs sont interdépendants. Ainsi, le synchronisme de la migration des courriels des utilisateurs vers une nouvelle plateforme était très important.

La préparation : la base du processus de migration

De concert avec les experts internes de l’entreprise, Present a élaboré la stratégie de migration vers Office 365. Une fois approuvé par la haute direction, le projet était lancé.

Comme dans tout projet d’envergure, la préparation est la clé de la réussite ! La première étape a donc été de mettre en place les bons outils de migration.

Après avoir réalisé des tests pilotes pour s’assurer que tout fonctionnait bien, on était maintenant prêt à commencer la migration des données, puis de tous les utilisateurs. 

La communication : au cœur de la réussite 

À la suite de cette préparation technique, c’est-à-dire une fois tous les outils en place, on a élaboré un plan de communication. Il faut savoir que l’étape la plus importante de toute migration est en fait la communication avec les utilisateurs. En effet, avec une bonne stratégie, une préparation adéquate et les bons outils de migration, les problèmes sont rarement dus aux difficultés techniques.

Premièrement, il faut bien informer les utilisateurs, leur expliquer chaque étape du projet ainsi que les avantages pour eux de migrer vers la nouvelle plateforme. C’est ce qui permet d’obtenir leur entière collaboration et d’éliminer leur résistance, le cas échéant.

Toutefois, il est primordial de garder les utilisateurs informés tout au long de l'opération. En processus de migration, la plupart des problèmes viennent d’une mauvaise communication, soit avec le réseau, soit avec l’utilisateur comme tel. Étant donné que les employés étaient situés aux 4 coins de la Terre, il fallait composer d’une part avec des connexions Internet instables et d’autre part avec les différents fuseaux horaires et les indisponibilités de chacun.

Dans ce contexte, de fortes compétences en logistiques et en ressources humaines se sont avérées des atouts essentiels !

L’heure du bilan : 3 bénéfices majeurs

Les avantages d’Office 365

L’objectif ultime du projet était de pourvoir l’entreprise d’un service de messagerie fiable, agile, hautement disponible et performant. Une fois la migration complétée, les utilisateurs ont pu constater qu’Office 365 était parfaitement aligné sur leurs besoins réels.

Voici les bénéfices que l’entreprise retire de sa migration vers le cloud d’Office 365 :

• Un service de messagerie hautement disponible et jamais affecté par les ressources internes ;
• Une accessibilité à partir de n’importe quel endroit sur la planète ;
• Un temps de traitement beaucoup plus rapide que ses anciens serveurs ;
• Une infrastructure agile qui peut croitre facilement avec l’entreprise ;
• Des coûts du service et d’entretiens réduits.

L’expertise de Present

Au cours des années, Present a acquis une grande expérience en logistique des opérations. C’est cette compétence particulière et essentielle qui a permis de réussir la migration efficacement. 

Son point de vue expert externe a permis de voir le problème sous un autre angle, d’apporter de nouvelles idées et, par le fait même, de proposer les meilleurs outils et stratégies de migration pour le projet. 

Le perfectionnement des ressources internes

La collaboration de Present lors de la migration de l’entreprise acquise a permis à l’entreprise mère de renforcer son expertise à l’interne. Tout au long du processus, la communication continue a permis un grand partage de connaissances, comme des services-conseils lors du support technique.

L’expertise de Present a aussi permis au TI de l’entreprise de se familiariser avec les outils novateurs proposés. Les ressources internes ont pu ainsi procéder à la migration de l’entreprise acquise vers Office 365, mettant à profit leurs nouvelles connaissances, et les préparer à la migration de l’entreprise mère.

À retenir

La préparation, la mise en place des bons outils de migration et la communication sont les 3 éléments essentiels à tout projet de migration.

Au-delà du savoir technique, l’expérience en logistique des opérations acquise au fil des années est une compétence fondamentale chez Present. Parce que gérer un processus complexe de migration, c’est avant tout gérer des utilisateurs humains.