Le monde des technologies évolue de plus en plus vite, mais les habitudes des utilisateurs ne suivent pas ce rythme effréné et c’est dans ce contexte que se produisent les plus grands chocs des cultures dans les entreprises et les organisations.

L’évolution des serveurs et des applications va souvent être retardée faute de budget et/ou de temps pour faire les mises à niveau et lorsque les organisations se retrouvent au pied du mur, la panique s’installe et la gestion du changement devient défaillante. Dans ces situations, tous les niveaux de l’organisation subissent les conséquences y compris les utilisateurs finaux.

Si nous considérons l’exemple des serveurs de messagerie, qui est la base de toute organisation, le remplacement de ces infrastructures peut devenir un véritable casse-tête. Voici nos 3 recommandations pour vous aider dans une transition en souplesse.

1. Être humble face aux capacités internes

Il est normal de vouloir faire un maximum de choses à l’interne, mais il est également important de toujours prendre en compte si les ressources internes ont l’expertise nécessaire pour identifier et mettre en place la solution la plus adaptée pour l’entreprise, ou s’il faut faire appel à un partenaire externe pour l’une ou l’autre des phases.

Posez-vous la question : si je devais faire affaires avec un partenaire pour ce projet de migration, est-ce que je lui demanderais des références de projets similaires sur lesquels il a travaillé avant de l’engager? Si la réponse est oui, vous devez aussi poser cette question en interne pour vous assurer que vous disposez des ressources nécessaires.

Les projets d’amélioration des infrastructures informatiques critiques pour les organisations sont aussi des projets qui consomment un temps considérable et mobilisent des ressources clés. Sans planification plusieurs mois à l’avance le défi sera considérable.

Une situation représentative est celle rencontrée chez plusieurs entreprises confrontées à la nécessité de mettre à jour leurs serveurs et application courriel (Domino ou MS Exchange) et leur suite bureautique (MS Office) pour les versions les plus récentes. Ces mises à jour nécessaires permettront aussi de considérer des méthodes de travail plus agiles telles le Cloud et ainsi tirer avantage d’une meilleure efficacité. Peu importe, un fossé se creusera entre la technologie en place et celle vers laquelle il faut migrer, ce qui générera également un fossé matériel et de compétences.

2. Faire une évaluation rigoureuse et réaliste du projet

Pour les projets d’infrastructure TI, l’optimisme n’a pas sa place. L’analyse doit être menée comme faisant partie intégrante du processus avec un volume d’heures dédié à cette étape. Vous pouvez compter entre vingt heures pour une architecture basique et une cinquantaine pour les infrastructures plus complexes.

Votre évaluation pour préparer la migration de serveurs de messagerie doit comporter les éléments suivants en y associant les coûts, les frais récurrents, les ressources qui doivent être affectées et les délais de réalisation

   • Analyse de la configuration des serveurs actuels

   • Recommandations pour de nouveaux serveurs : CPU, mémoire, disques, interface réseau

   • Élaboration du plan de migration y compris pour des serveurs temporaires si nécessaire

3. Préparer les utilisateurs au changement

Les utilisateurs finaux vont souvent réclamer des mises à jour de leurs logiciels et vont ensuite être réticents lorsque le changement sera effectif. Vous avez certainement déjà entendu des « C’était mieux avant! » après avoir implémenté de nouvelles solutions.

Les entreprises vont souvent négliger cette partie du projet et c’est ce qui contribue à une adoption lente de nouveaux outils.

Les options pour préparer les utilisateurs sont aujourd’hui multiples :

   • Vidéos de démonstration

   • Tutoriels interactifs

   • Formations

Cependant, cette préparation ne doit pas être faite sur la base du volontariat, elle doit être obligatoire, afin que les utilisateurs puissent être opérationnels le plus rapidement possible sur la mise à jour. Une fois la nouvelle version opérationnelle, l’éducation des utilisateurs se poursuit.

Lorsqu’un projet de migration est fait avec l’aide d’un partenaire externe, le transfert de connaissances doit également se faire au niveau des gestionnaires des infrastructures pour que ceux-ci aient toute l’autonomie nécessaire pour maintenir les services opérationnels.

Important

Gardons à l’esprit que la seule constante dans la technologie, c’est le changement. Ajoutez à cela, la nature humaine qui est réfractaire au changement et vous obtenez le cocktail parfait pour vous rendre la vie impossible lorsque vous avez besoin de moderniser drastiquement votre architecture informatique. Ceci explique pourquoi vous pouvez résolument augmenter vos chances de succès avec un plan et un partenaire expérimenté.

Informez-vous sur les étapes indispensables pour améliorer votre infrastructure informatique dès aujourd'hui avec notre guide.

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