Changer de fournisseur de services TI gérés peut sembler être tout un projet, et même comporter certains risques. Vos TI soutiennent pratiquement toutes les facettes de votre entreprise, de la productivité des employés et du service à la clientèle à la cybersécurité, aux applications, aux sauvegardes et aux opérations quotidiennes. Il est donc tout à fait normal d’hésiter à confier cet environnement à un nouveau fournisseur. La dernière chose que vous souhaitez, c’est vivre des interruptions de service, frustrer vos employés, créer des risques de sécurité ou devoir gérer des problèmes imprévus pendant la transition.
Mais rester avec le mauvais fournisseur peut être tout aussi dommageable et, avec le temps, souvent plus coûteux.
Les problèmes récurrents font perdre du temps à vos employés. Un soutien trop lent nuit à la productivité. Des projets importants sont repoussés. Certaines failles de sécurité peuvent demeurer non corrigées. La direction finit par consacrer du temps à gérer des enjeux TI plutôt qu’à faire avancer l’entreprise. Et lorsque votre fournisseur passe son temps à réagir aux problèmes au lieu de vous aider à planifier et à améliorer votre environnement, la technologie peut finir par ralentir votre entreprise au lieu de la faire progresser.
Pourtant, plusieurs PME continuent de tolérer ces frustrations simplement parce que changer de fournisseur leur semble compliqué et risqué.
Si vous vous demandez si votre fournisseur actuel répond toujours aux besoins de votre entreprise, la crainte de la transition ne devrait pas être la raison qui vous pousse à rester. Avec une bonne planification, une documentation complète et un processus d’intégration structuré, le changement peut se faire de façon fluide, contrôlée et avec beaucoup moins de perturbations que vous ne l’imaginez.
Voici cinq éléments clés pour réussir la transition.
1. Commencez par un plan de transition clair
Avant le changement, votre nouveau fournisseur devrait établir un plan d’intégration détaillé qui couvre les principaux systèmes, les responsabilités, les échéanciers et les risques potentiels.
Ce plan devrait inclure notamment votre réseau, votre environnement Microsoft 365, vos outils de cybersécurité, vos sauvegardes, vos applications, vos fournisseurs ainsi que votre documentation TI existante.
Un bon fournisseur devrait prendre en charge la transition plutôt que de vous laisser coordonner vous-même les échanges et les différentes étapes entre l’ancien et le nouveau partenaire.
2. Faites de la documentation une priorité
Une documentation incomplète est l’un des défis les plus fréquents lorsqu’une entreprise change de fournisseur TI.
Votre nouveau partenaire devrait documenter votre environnement en profondeur : matériel, logiciels, licences, comptes administrateurs, configuration du réseau, politiques de sécurité, fournisseurs et autres éléments importants.
Au-delà de faciliter la transition, cette étape permet souvent de mettre en lumière des systèmes désuets, des lacunes de sécurité, des accès mal contrôlés ou d’autres risques qui étaient passés inaperçus.
Une bonne documentation vous permet aussi de mieux comprendre votre propre environnement TI et d’en conserver le contrôle.
3. Gérez soigneusement les accès
Les accès administrateurs, les comptes Microsoft, les plateformes de sécurité, les systèmes de sauvegarde et les portails des différents fournisseurs doivent tous être transférés de façon sécuritaire.
Une fois la transition terminée, les accès de l’ancien fournisseur devraient être retirés ou modifiés afin de protéger votre entreprise et de vous assurer que seules les bonnes personnes ont accès à vos systèmes.
Cette étape est essentielle pour réduire les risques et reprendre pleinement le contrôle de votre environnement TI.
4. Communiquez clairement avec vos employés
Vos employés devraient savoir quand la transition aura lieu, comment joindre la nouvelle équipe de soutien et si la façon de demander de l’aide changera.
Une communication simple et claire permet d’éviter la confusion et de s’assurer que les employés continuent de recevoir le soutien dont ils ont besoin pendant toute la transition.
Pour eux, le changement devrait être aussi transparent que possible.
5. Choisissez un fournisseur qui possède un processus d’intégration éprouvé
La façon dont un fournisseur gère la transition peut vous en dire beaucoup sur la qualité du partenariat à venir.
Chez Present, notre processus d’intégration est conçu pour réduire l’incertitude liée au changement de fournisseur. Nous effectuons une prise en charge complète et documentons votre environnement TI en validant 175 points couvrant notamment votre infrastructure, vos systèmes, votre sécurité, vos accès et votre environnement de soutien.
L’objectif est simple : bien comprendre votre environnement dès le départ, repérer les lacunes rapidement et nous assurer qu’aucun élément important n’est oublié pendant la transition.
Conclusion
Si vous êtes insatisfait de votre fournisseur TI actuel, vous n’avez pas besoin de décider immédiatement s’il est temps de changer.
Parfois, la meilleure première étape consiste simplement à obtenir un deuxième avis.
Present peut vous aider à évaluer objectivement votre environnement TI, à identifier les risques ou les lacunes potentielles et à déterminer si votre fournisseur actuel offre réellement à votre entreprise le niveau de soutien, de sécurité et de conseils stratégiques dont elle a besoin.
Vous vous demandez si votre fournisseur TI est toujours le bon partenaire pour votre entreprise? Obtenez un deuxième avis de Present.