Avec le début d’une nouvelle année, vient aussi le temps des bonnes résolutions, et cela s’applique aussi aux départements TI. La réalité du quotidien fait que dans beaucoup de petites et moyennes entreprises, des éléments basiques, mais nécessaires peuvent être négligés. Ceci se traduit par des conséquences à plusieurs niveaux. Nous voyons très régulièrement des départements informatiques qui fonctionnent en mode réactif, alors que la mise en place de quelques politiques et procédures contribueraient à inverser ce mode de fonctionnement.
Voici 3 éléments souvent négligés que nous recommandons d’organiser dans votre département informatique en 2015 :
1. Mettre en place un inventaire informatique complet
Il est important d’établir un inventaire informatique rigoureux et de le tenir à jour à chaque nouvel achat de matériel, logiciel, renouvellement de licence, ainsi que pour une extension des locaux de l’entreprise ou tout autre événement qui implique un changement.
L’objectif principal de l’inventaire est de centraliser les informations pertinentes sur le cycle de vie de chaque élément, pour avoir une visibilité optimale qui permettra de planifier les actions et les budgets de renouvellement.
Par exemple, les IBM et Microsoft de ce monde font payer des frais de rétablissement substantiels en cas de renouvellement tardif de licence. Il est donc très important de faire les planifications nécessaires.
Survol des éléments à inventorier
• Matériel
• Serveurs : performance, mémoire, espace disque, expiration de garantie ...
• Ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, tablettes : modèle, date d’acquisition, système d’exploitation, expiration de garantie ...
• Unités de stockage disque ou bande
• Téléphones fixes et portables : modèle, date d’acquisition ou de début de location, date de fin de location, fournisseur ...
• Onduleurs et batteries : modèle, capacité, date d’installation, durée de vie et date estimée de remplacement ...
• Réseautique
• Logiciels et licences
• Services et contrats
L’inventaire va permettre d’identifier rapidement les nouveaux besoins matériels, en capacité, etc. lorsque l’entreprise est en croissance.
2. Optimiser le processus de sauvegarde des données
La sauvegarde des données est une responsabilité importante. Cependant, elle ne bénéficie pas toujours du niveau d’attention requis. La règle qui prévaut en la matière est le 3-2-1, c’est-à-dire garder 3 copies de vos données (y compris le jeu de données de production), sur 2 supports différents, dont l’un se trouve hors site.
Chaque élément de cette règle répond à une nécessité vitale pour les entreprises :
• 3 copies permettent de maintenir à la fois une vitesse de production optimale et de faire les sauvegardes
• 2 supports différents permettent de palier à l’éventuel bris, perte ou corruption des données sur l’un des supports
• 1 support hors site en cas de désastre naturel, vol ou incendie sur le site primaire
3. Gérer efficacement le déploiement de matériel pour les nouveaux employés
Lorsque les entreprises ont des ordinateurs à disposition, les nouveaux employés reçoivent souvent un appareil qui a déjà servi et sur lequel plusieurs outils sont déjà installés. Pour éviter les multiples manipulations, nous recommandons d’avoir un format standard d’outils, c’est-à-dire une image numérique d’un nouveau poste de travail.
Il faut créer une « image » pour chaque profil type d’employé (ex : comptabilité, production, approvisionnement, ventes ...), ce qui permet de remettre un poste de travail fonctionnel dès le premier jour. Ce processus permet également de mettre à disposition la documentation associée aux différents outils.
Un autre aspect rattaché au déploiement de matériel est celui de la gestion des mots de passe et des accès. Les mots de passe des outils auxquels les employés qui quittent avaient accès sont-ils modifiés? Un même mot de passe permet-il d’ouvrir toutes les portes? La sécurité passe par une gestion efficace et hiérarchisée des mots de passe et droits.
À retenir
Avec ce retour aux sources sur des éléments critiques de la gestion informatique, nous voulons avant tout mettre en évidence la nécessité d’avoir des processus de base très solides qui n’entravent pas le fonctionnement de l’entreprise. Les lacunes à ce niveau vont avoir des répercussions très larges sur l’entreprise, la productivité des employés, et possiblement certaines implications légales au niveau des audits.
Plus qu’une résolution de nouvelle année, l’optimisation des 3 points ci-dessus devrait être un objectif à atteindre dans l’année.
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