Bon nombre d’entreprises ne sont pas préoccupées par la gestion de leurs actifs TI autant qu’il le faudrait. Pourtant, avoir une vue d’ensemble de tous les actifs informatiques de votre entreprise est essentiel à la planification et au bon roulement de vos opérations présentes et futures.

En plus de permettre une utilisation maximale de vos biens informatiques, une gestion des actifs TI adéquate améliore l’efficacité et la performance de votre organisation tout en minimisant les coûts. De plus, connaitre tous les éléments de vos systèmes informatiques, y compris les contrats de maintenance du manufacturier, vous permet de régler plus rapidement et efficacement les problèmes informatiques, et limiter les risques.

Mieux comprendre la gestion des actifs TI

La gestion des actifs informatiques offre une visibilité complète de votre parc informatique. Il s’agit d’un ensemble de bonnes pratiques qui combinent les aspects financiers, contractuels, d’inventaire et de planification. La gestion des actifs TI optimise le cycle de vie de votre matériel et facilite la prise de décision quant à vos systèmes informatiques.

En résumé, la gestion des actifs TI vous permet de comprendre :

• Quels sont les équipements et logiciels utilisés ;
• Comment ils sont utilisés ;
• Combien ils coûtent en maintenance ;
• L’échéance de la garantie ;
• L’échéance du contrat de maintenance ;
• A quel moment ils ont été ajoutés à l’inventaire ;

Des avantages qui rapportent

La gestion des actifs occupe généralement une basse priorité pour les entreprises, car elle demande un grand travail de recherche au préalable, un suivi des actifs et des mises à jour fréquentes. Pourtant, en mettant les outils en place pour le faire, le travail peut être grandement simplifié.

Pour une meilleure gestion du cycle de vie

Le premier avantage d’une bonne gestion des actifs est de pouvoir assurer le suivi des achats matériels et logiciels. Pour une entreprise, il est très utile de savoir quels sont les équipements informatiques qui devront être changés au bout d’une certaine période et quelles sont les dates de renouvellement des licences. Ces données serviront aux équipes TI afin de décider si elles doivent remplacer le matériel, actualiser la version d’un système d’exploitation ou mettre à jour certains logiciels, en plus de s’assurer que le matériel utilisé est toujours sous maintenance.

Pour une meilleure planification des coûts

La gestion centralisée des actifs permet de répertorier le matériel et les logiciels que votre organisation utilise pour une meilleure planification budgétaire. En faisant le suivi de l’inventaire des actifs informatiques, il devient plus facile de planifier les dépenses futures tout en maximisant l’utilisation des actifs existants. En ignorant l’étendue de vos biens informatiques (matériel et logiciel), il est très difficile de prévoir le budget des achats. Pire encore, vous pourriez payer pour des biens ou des contrats de maintenance inutiles.

Pour une meilleure gestion de la conformité

A l’aide d’outils spécialisés, il est possible de maintenir l’inventaire matériel et logiciel a jour. Ceci permet notamment de fournir des rapports à vos auditeurs pour démontrer des choses comme la présence d’un antivirus à jour sur l’ensemble du parc.

De tels outils peuvent détecter rapidement la présence de logiciels dangereux ou simplement non-autorisés, tel que des jeux, logiciels de téléchargements ou malveillants, etc.

En route vers l'automatisation de la gestion avec les services gérés

Plusieurs entreprises gèrent leurs actifs informatiques manuellement, parfois à l’aide de classeurs Excel, ce qui augmente considérablement le risque d’erreurs, d’oublis et d’incohérences. Les services gérés TI offrent une alternative infiniment plus simple et efficace. En plus de fournir la liste détaillée de toutes les composantes de l’infrastructure, l’inventaire TI est alimenté par une détection en temps réel des actifs matériels et logiciels.

Voici ce que des services gérés peuvent vous apporter :

• Actifs matériels :
  • Inventaire matériel détaillé;
  • Suivi des garanties;
  • Suivi des renouvellements de maintenance ;
  • Détection des vols et des pertes d’équipement.
  • Rapport mensuel détaillé ;

• Actifs logiciels :
  • Inventaire logiciel détaillé par système;
  • Détection des logiciels non autorisés;
  • Suivi des renouvellements de maintenance;
  • Rapport mensuel détaillé ;

De plus, les problèmes de fonctionnement et les failles de sécurités peuvent être décelés plus tôt avec une surveillance automatisée. En cas de panne d’équipement, le fournisseur de service géré s’assure de corriger les problèmes, et au besoin faire les démarches auprès du manufacturier.

Conclusion

Le plus gros risque encouru par les entreprises qui ignorent les actifs TI qu’ils possèdent est de se retrouver avec du matériel qui n’est pas sous contrat de maintenance.

Lors d’une panne, ce n’est pas le temps de chercher si l’appareil est sous garantie ou si le logiciel est sous maintenance. Les coûts pour obtenir du support du manufacturier dans de telles conditions sont normalement prohibitifs, et les délais pour régulariser la situation augmentent l’impact de la panne.

En confiant la gestion des actifs TI à des fournisseurs de services gérés, il vous sera plus facile d’atteindre une meilleure efficacité opérationnelle de vos TI. Bien sûr, la mise en place d’une telle pratique demande une certaine collaboration de votre part, mais en comprenant l’importance de ses avantages, vous conviendrez que le jeu en vaut la chandelle!